Traducido del artículo original en Inglés
Hola a todos, el otro día estaba conversando con un amigo sobre productividad y cómo me organizo, y me dijo que estaría bueno que haga un post sobre eso, así que acá estoy. En este post les comentaré de algunos tips de productividad que me han venido funcionando bien por más de un año, para poder tener una vida más relajada.
2025 fue un año muy importante para mí porque me convertí en papá, y con eso vinieron nuevas responsabilidades y sabía que necesitaba organizar mi tiempo de mejor manera, además la tecnología con la IA evolucionó como loca. En fin, desde el 2024 sentía que estaba perdiendo un montón de tiempo en redes sociales.
El objetivo original era reducir cualquier distracción lo máximo posible durante las horas de trabajo para poder mantenerme enfocado durante ese periodo y así pasar más tiempo con mi familia y en mis proyectos personales. En esta época de la IA, aunque me ayuda a entregar mis tareas más rápido, sigo considerando que mantenerse enfocado es una cualidad muy importante.
Así que después de un año, les cuento cómo me fue.
El doomscrolling, el enemigo #1
No puedes gestionar lo que no puedes medir, es una frase que uso a diario en el trabajo, cuando estoy troubleshooteando un problema, haciendo presupuestos, etc. Necesitamos datos para saber qué está pasando, en mi caso el tiempo. Por suerte los smartphones (Android/iOS) te pueden decir cuánto tiempo pasaste en cada aplicación y (sorpresa sorpresa) estaba perdiendo un montón de tiempo en redes sociales, e.g. Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn y YouTube, haciendo doomscrolling hasta la muerte. Y otro tanto en plataformas de streaming como Netflix, HBO, Disney+, etc.
Una vez que supe dónde estaba perdiendo la mayor parte de mi tiempo, tomé acción: Desinstalé todas esas apps, así de simple!.
El primer mes después de hacer eso, mi tiempo de pantalla se redujo abruptamente y sentí que tenía más tiempo (mucho más tiempo).
Claro que a veces mi esposa y mis amigos me mandan links de Instagram o TikTok, por supuesto que los abro y los veo (no me toma más de un minuto). Lo bueno de eso es que ya no caigo en el doomscrolling, ¿cómo? Todas estas plataformas tienen una versión web móvil, lo suficientemente útil para ver el video, pero lo suficientemente inútil y fea como para que no te quedes ahí. Mi navegador no tiene ninguna sesión iniciada en ninguna de estas plataformas (excepto YouTube). La mayoría de los links que me mandan son públicos, así que no se requiere sesión, y para los que no son públicos, simplemente los ignoro.
De vez en cuando entro a la versión web móvil en una pestaña anónima para ponerme al día durante la semana, pero realmente no me toma mucho tiempo.
Además, los smartphones te permiten limitar cuánto tiempo pasas en sitios específicos (esto se puede saltar pero se entiende la idea), así que traté de reducirlo lo máximo posible.
Me sentí mucho más aliviado después de hacer eso, como cuando finalmente dejas ese trabajo que odias tanto y sientes libertad. Esta vez me liberé de la distracción que más me estaba matando.
Hay otras redes sociales que no desinstalé, ya que tienen contenido que realmente me interesa (texto principalmente) como Reddit y X. Realmente no pierdo mucho tiempo en esas, leo lo que realmente me interesa, así que nada de doomscrolling ahí.
Algunas contras de este enfoque: algunas personas que me escriben por esas redes sociales probablemente reciban una respuesta demorada o ninguna. Para algunas páginas públicas que administro, siento que las dejé abandonadas así que todavía tengo que ver cómo resolver eso (la IA me podría ayudar acá).
Chats
Este fue medio complicado, porque por un lado tienes los chats relacionados al trabajo, y por el otro, chats personales, grupos, etc.
Chats personales
Mi app principal de chat es Whatsapp como muchos de nosotros al menos en Latinoamérica, y al inicio pensaba que perdía un montón de tiempo chateando, pero era solo yo estresándome principalmente porque estaba en un montón de grupos y recibía un montón de mensajes (mayormente de grupos), en algunos de esos grupos necesitaba estar pero realmente no participo activamente, otros que eran totalmente inútiles, y otros que sí eran importantes. Después de revisarlo con más detalle, realmente no chateo tanto como pensaba. Mis chats más frecuentes son con mi esposa, amigos cercanos, familia y compañeros de trabajo. Mi segunda app de chat es Telegram donde participo en grupos que realmente me interesan, así que nada por arreglar del lado de Telegram, más bien lo disfruto.
El verdadero dolor para mí era ver esos redonditos verdes con el número de mensajes no leídos, como si me estuvieran diciendo deberías leerlos. Y la verdad es que no quería, no tenía por qué y nadie se iba a morir si no los leía, pero el hecho de que seguían visibles ahí (aunque estaban archivados) me estaba matando.
Así que encontré que puedo bloquear chats como si fueran chats secretos que no quiero que nadie vea, la verdad es que yo tampoco quería verlos así que eso fue lo que hice, la mayoría de esos grupos, en vez de estar archivados, quedaron “secretos”. De esa manera no más burbujas verdes que las de los chats que realmente me importan.
Después de hacer eso, mi pantalla de chats quedó tan limpia que se sintió mágico.
Relacionado al trabajo
Este fue similar al anterior (más o menos), en el trabajo es común tener un montón de chats, pero ¿cuántos de esos chats son realmente importantes? Tener un montón de mensajes puede ser estresante y abrumador, pero ¿todos esos mensajes son realmente importantes o requieren una respuesta rápida?
Hace casi un año, leí este blog post “Organize your Slack channels by how often not what”. Se los recomiendo un montón, ya que realmente me ayudó a resolver ese problema, y no aplica solo a Slack, pueden usar el mismo enfoque en Teams, Google Chat, etc.
Decidí probarlo por unas semanas, y lo sigo usando hasta hoy.
La idea es organizar tus chats en secciones según qué tan seguido deberías leer esos chats. Así es como organizo los míos (los emojis son los que realmente uso 😂):
- 🔥 Leer ahora
- 🟢 Leer cada hora
- 🟡 Leer a diario
- 🕳️ Cuando sea
Después de las primeras semanas sentí un cambio. Estaba haciendo mi trabajo, seguía respondiendo los mensajes de chat (ninguno quedó abandonado o ignorado), pero lo más importante es que no me sentía abrumado.
Una cosa menos de la que preocuparme.
Haciéndolo aburrido
Con lo que he mencionado hasta ahora, seguramente ya se dieron cuenta que traté de deshacerme de cualquier tipo de distracción de mi smartphone. Y me gusta que sea así, porque cuando uso mi smartphone, es solo para sacar fotos, revisar correos, leer blog posts, comunicación importante y de vez en cuando ver videos de YouTube. Pero eso es todo, ahora es un dispositivo aburrido y me encanta.
Recordando algunos tips de uno de mis libros favoritos “Hábitos Atómicos”, para deshacerse de un mal hábito, hay que hacerlo poco atractivo, en mi caso, hacerlo aburrido. Así que como extra adicional a mi dispositivo aburrido, lo configuré para que entre en “Modo Trabajo” a horas específicas del día, así solo recibo notificaciones relacionadas al trabajo, puedo aceptar llamadas, y de vez en cuando leo mis chats personales, pero no me llegan esas notificaciones.
Finalmente con la herramienta de Automatizaciones también hice que la pantalla esté en escala de grises durante las horas de trabajo. ¿Qué podría ser más aburrido que eso? 😂
Mi memoria es débil, Trello al rescate
Con más responsabilidades, necesitaba acordarme de un montón de cosas y mi memoria a corto plazo no es muy buena. Por eso tengo un proyecto personal en Trello llamado “Mis cosas del día a día” (bien creativo el nombre, ¿no?). En este proyecto creo un ticket para prácticamente todo lo que tengo que hacer, algunos ítems pueden ser redundantes con el trabajo, pero a mí me funciona bastante bien.
Las columnas que tengo son:
- Backlog: para cosas que tengo que hacer pero que no tienen un ETA
- TODO: para las cosas que se tienen que hacer pronto
- Waiting: cosas que empecé pero que tengo que esperar por algo, una confirmación o lo que sea
- Doing: en progreso
- Done: después de que terminé algo.
Acá agrego ítems como “Escribir este blog post sobre productividad” y otros que pueden sonar más triviales como: pagar cuentas, comprar pasajes de avión, hacer el check-in, comprar víveres, cita con el dentista, cumpleaños, etc.
Prácticamente todo lo que tengo que hacer está acá. Así no tengo que estar pensando si me estaré olvidando de algo o no, todo está en mi tablero de Trello.
Hay un add-on para crear tareas repetidas que uso para las tareas que tengo que hacer y que son repetitivas, como semanales, mensuales, anuales.
Que algo haga el trabajo de recordarme lo que tengo que hacer es una victoria total para mí. Una cosa menos de la que tengo que preocuparme. Aunque esto me ha venido funcionando por más de un año, todavía tengo que considerar los peores escenarios, como qué pasa si el tablero desaparece de un momento a otro. Claro que mi vida no debería parar si eso pasa, pero necesito tener un plan B, uno nunca sabe qué puede pasar.
Comentarios finales
Con los puntos mencionados arriba, realmente siento que mejoré en cómo manejo mi tiempo para terminar todas mis tareas, y así maximizar el tiempo que paso con mis seres queridos y en mis proyectos personales, y lo más importante, tener una vida relajada. Pude terminar proyectos personales, incluso pequeñas victorias como leer las pestañas que tengo abiertas, ya no se están acumulando. Puede que no sea la bala de plata de la productividad, pero a mí me ayudó un montón, y si a ustedes les ayuda, sería muy feliz.